Spotkania biznesowe w hotelach

Dla profesjonalnych firm spotkania biznesowe są nieodłącznym elementem codzienności. W trakcie takich spotkań odbywają się ważne rozmowy z potencjalnymi kontrahentami i inwestorami. Spotkania biznesowe pełnią kluczową rolę w tworzeniu długofalowej strategii rozwoju formy, dlatego bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie takiego wydarzenia. Chodzi nie tylko o zaplecze merytoryczne i marketingowe, lecz także o wybór najlepszego miejsca. W dzisiejszym artykule wyjaśnimy, dlaczego warto organizować spotkania biznesowe w hotelach. Zapraszamy do lektury.

Jak przygotować się do spotkania biznesowego
Aby rozmowa przebiegła owocnie należy pamiętać o odpowiednim przygotowaniu. Uczestnicy spotkania biznesowego muszą zaprezentować firmę w profesjonalny i fachowy sposób, ponieważ to właśnie od nich w dużej mierze zależy powodzenie przedsięwzięcia. Kluczową rolę pełnią tu również dobre maniery. Przyjmuje się, że w dobrym tonie jest wysłanie uczestnikom harmonogramu, według którego będzie odbywało się spotkanie. Warto dołączyć także agendę, w której zostaną zawarte konkretne cele. Planując harmonogram pamiętajmy, by nie rozpoczynać spotkania z samego rana ani w godzinach popołudniowych. Najlepiej rozpocząć rozmowy w godzinach przedpołudniowych, a zakończyć je w porze lunchu. Osoby biorące udział w spotkaniu muszą także przestrzegać odpowiedniego dress code’u. Ubiór biznesowy powinien być schludny i elegancki, aby okazać w ten sposób szacunek dla przybyłych gości.

>>KLIKNIJ I SPRAWDŹ OFERTĘ<<

Hotel lepszy niż biuro
Osoby zawodowo zajmujące się organizacją spotkań biznesowych dobrze wiedzą, że jedną z najważniejszych kwestii wpływających na sukces prowadzonych negocjacji jest wytworzenie pozytywnych relacji. Miła atmosfera panująca w trakcie spotkania firmowego jest niezwykle istotna, dlatego warto zadbać by rozmowy odbywały się w przyjemnym i wygodnym miejscu. Pod tym względem zdecydowanie przeważają eleganckie sale konferencyjne i wynajęte pomieszczenia hotelowe niż zimne pokoje w siedzibie firmy. Wytworzenie przyjaznej atmosfery pomiędzy uczestnikami spotkania biznesowego w dużej mierze przyczynia się do osiągnięcia przez organizatora zamierzonych celów. Ponadto, hotel jest miejscem neutralnym, w którym żadna ze stron nie czuje się mniej komfortowo – dzięki temu budowane relacje są znacznie owocniejsze.

Oszczędność czasu
Przygotowanie spotkania biznesowego jest dość czasochłonne. Decydując się na zorganizowanie spotkania w hotelu oszczędzamy czas i energię, ponieważ wszystkie kwestie związane z przygotowaniem miejsca pozostają po stronie obsługi hotelowej. Z tego względu organizacja spotkania biznesowego w hotelu jest bardzo praktyczna.

Zajmowanie miejsc przy stole
W trakcie spotkania biznesowego ważne jest zajęcie odpowiednich miejsc. Najbardziej elegancko będzie pozostawić wolne miejsce po prawej stronie dla najważniejszego gościa, czyli np. dla inwestora, z którym chcielibyśmy nawiązać współpracę. Jeżeli w spotkaniu uczestniczy wiele osób, najlepiej zaproponować najważniejszej z naszego punktu widzenia osobie zajęcie miejsca po naszej prawej stronie.

Przebieg spotkania
Najważniejszą kwestią, o której powinniśmy pamiętać w trakcie przebiegu spotkania biznesowego jest zasada, by nie przechodzić od razu do konkretów. Najlepiej na samym początku spotkania porozmawiać chwilę na neutralne tematy, dzięki czemu między uczestnikami wytworzy się miła i sympatyczna atmosfera. Po krótkiej rozmowie wprowadzającej można rozpocząć najważniejszą część programu, czyli negocjacje.

Który hotel wybrać?
Przy wyborze hotelu na spotkanie biznesowe musimy kierować się kilkoma podstawowymi względami. Aby nasi goście poczuli się komfortowo, ważne by hotel dysponował cichymi, przytulnymi pomieszczeniami z eleganckim, schludnym wystrojem. Doskonale sprawdzą się np. restauracja hotelowa czy niewielka sala konferencyjna. Równie ważne jest oczywiście zadbanie o odpowiednio bogate menu, aby każdy z uczestników spotkania mógł wybrać coś dla siebie.